Dzisiaj temat produktywności. Opowiem o tym jak poprawić swoją produktywność w tym, co jest dla Ciebie ważne.

Przemysłowa produktywność

Najważniejsze zdanie w tym filmie i najważniejsza rzecz, która jest w tle wszystkiego o czym będę mówiła to to, że poczucie bycia produktywnym a bycie produktywnym to są często dwie kompletnie różne rzeczy. Jeszcze raz – poczucie bycia produktywnym a bycie produktywnym to są często dwie kompletnie różne rzeczy. To jest niby subtelna różnica a tak naprawdę decydująca różnica, która często nam umyka, bo kojarzymy produktywność z robieniem wielu rzeczy jak najszybciej, ale to jest trochę bardziej złożone. Kiedyś produktywność mierzyło się prostą miarą – ile śrubek wkręciłeś w jakim czasie. Im więcej tym lepiej. Kto wkręcał najwięcej i najszybciej ten był produktywny. Wystarczyło pracować ciężko i długo żeby produktywność rosła. Tak to wyglądało w epoce przemysłowej. Łatwo było produktywność zdefiniować i zmierzyć. Taka produktywność nie musiała brać pod uwagę tego w jakim stanie psychicznym jesteś, jak się czujesz, czy jesteś skupiony czy nie, czy masz dużo energii czy nie. Twoje zadanie było proste, mechaniczne, powtarzalne. Ale czasy się zmieniły. Jesteśmy w drodze do gospodarki opartej na wiedzy w której liczy się szybkie uczenie się, posługiwanie się coraz bardziej skomplikowanymi urządzeniami, liczy się tworzenie na wysokim poziomie, bycie pełnym energii, nastawionym proaktywnie, uśmiechniętym ale w naszych głowach czas się trochę zatrzymał. Ciągle mentalnie tkwimy w epoce przemysłowej i łączymy produktywność z tym żeby robić dużo, z byciem zajętymi. Ale nowe czasy wymagają czegoś innego. Wymagają skupienia, zaangażowania intelektualnego, kreatywności, ale ciągle widać echa starej definicji produktywności. W czym to niby widać? W tym, że skupiamy się nie na rzeczach ważnych, skomplikowanych, wymagających wysiłku tylko na tych, które powodują, że wyglądamy na zajętych. Biegamy jak kurczaki z odciętymi głowami bez celu, zastanowienia i skupienia, ale wygląda na to, że jesteśmy aktywni, coś robimy. Ale to wcale w tych czasach produktywności nie poprawia. Stara definicja produktywności przeniesiona w nowe czasy tak właśnie wygląda. Takie rozumienie produktywności sprzyja niechęci do trudniejszych zajęć i szukaniu tego, co szybkie, łatwe i płytkie żeby wyglądało, że coś robimy. Zamiast planować dzień z sensem wolimy odpisywać na maile. Nie działamy z myślą o efekcie, który chcemy w pracy uzyskać tylko o tym żeby było łatwo i wyglądało na zewnątrz, że ciężko pracujemy. Jasne, że maile są ważne i też powinny mieć swoje miejsce, ale kiedy zajmują miejsce kosztem pracy w skupieniu nad tym, co trudne i celowe to raczej nie ma, co liczyć, że nasze efekty będą przełomowe. Zamieniliśmy śrubki na odpowiadanie na maile, bezsensowne spotkania, nerwowe śledzenie komunikatora w pracy żeby odpowiedzieć w 5 sekund, ale to tylko przeszkadza. Żeby dobrze radzić sobie w nowych czasach potrzebujemy wiedzy czyli potrzebujemy się szybko uczyć a potem wykorzystywać tę wiedzę w praktyce w tworzeniu czegoś, co będzie nowe, skomplikowane i na wysokim poziomie. Właśnie dlatego myślenie w kategoriach śrubek i maili jest nieaktualne. Dlaczego w takim razie ciągle to robisz? Dlaczego spotkania, maile i w ogóle wszystko jest ważniejsze niż to żeby usiąść w spokoju i w skupieniu wymyślić, stworzyć coś naprawdę dobrego? Właśnie dlatego, że mentalnie utknęliśmy w śrubkach i chcemy pokazać, że coś robimy, bo jak udowodnić, że pracujesz nad projektem kiedy się nie odzywasz, zamykasz się sam w pokoju i coś tam niby robisz, ale tak do końca nie wiadomo, bo nie ma z Tobą kontaktu. A Ty chcesz udowodnić, że coś robisz – najprostszym sposobem jest bycie zawsze dostępnym i zawsze na straży. Ciężko zmierzyć produktywność w pracy umysłowej. Dlatego ludzie robią to co na pierwszy rzut oka widoczne a zaniedbują głębszą refleksję, koncentrację, namysł a nawet odpoczynek, który służy kreatywności, bo tego nie da się bezpośrednio zmierzyć.

Nowa produktywność

Potrzebujemy nowej definicji produktywności, która weźmie pod uwagę, to co w epoce przemysłowej było pomijane. Dotyczy to tak samo firm jak nas indywidualnie. Bardzo mocno zmienił się charakter naszej codziennej pracy i zajęć bez względu na to czy prowadzisz biznes, masz wolny zawód czy pracujesz na etacie dlatego żeby wspierać długofalową produktywność potrzebujemy zbalansować jednocześnie parę elementów. Produktywność w pracy umysłowej czy twórczej nie polega na tym żeby upchnąć jak najwięcej do zrobienia w ciągu jednego dnia i tak tyrać codziennie, bo tak dorobimy się tylko wypalenia. Praca ponad siły niszczy produktywność. Nowa definicja produktywności powinna opierać się na balansowaniu czasu, energii i skupienia w sposób który będzie umożliwiał bycie produktywnym długofalowo w drodze do wymagającego celu, który jest dla nas ważny. To się wydaje proste, ale w praktyce przeszkadzają nam nasze czasy i zasada najmniejszego oporu. Ona polega na tym, że chętniej wybieramy najłatwiejsze zachowania, dlatego poświęcamy tyle czasu błahym rzeczom, które odciągają naszą uwagę od naszych celów i utrudniają koncentrację na tym, co jest ważne. A mimo to wydaje nam się, że jest wszystko ok, bo przecież ciągle coś robimy, ale w praktyce stoimy w miejscu. To trochę tak jakbyś codziennie przyklepywał błoto na drodze gruntowej zamiast położyć asfalt. Ale to wszystko, ten brak skupienia i dążenie do łatwości to nie tylko sprawa naszego podejścia i definicji produktywności, tu też chodzi o to, co nas otacza. Całe firmy i sztaby ludzi pracują na to żeby przyciągnąć naszą uwagę do tego, co jest dla nich ważne, bo na tym zarabiają. Nie liczy się dla nich to co jest dla nas ważne chyba, że pokrywa się z tym, co dla nich jest ważne. Świat jest przeciwko nam jeżeli chodzi o skupienie, głęboką pracę i spokój. Nikt nie chce żebyśmy za dużo myśleli. Dlatego potrzebujemy stworzyć sobie przestrzeń do myślenia stworzyć swoje zasady, które będą chroniły nas i to co dla nas ważne. A do tego potrzebujemy narzędzi i wiedzy, które pozwolą nam mądrzej zarządzać naszymi zasobami – energią, czasem i uwagą, bo to nie jest coś co mamy zawsze dostępne na pstryknięcie palcami. To są zasoby wyczerpywalne i wyczerpują się szybko jeżeli odpowiednio nie zadbamy o to jak pracujemy nad swoimi celami i w jakim otoczeniu pracujemy. 

Pierwszy krok

Pierwszym krokiem do produktywności rozumianej na nowo jest jasne określenie swojego celu i zadanie sobie prostego pytania – jaki efekt chcę uzyskać? Stwórz sobie wizję tego efektu bez względu na to nad czym pracujesz – nad nową aplikacją, nad powieścią czy nad biznesplanem. Musisz wiedzieć, po co w ogóle to robisz, jaka intencja za tym stoi. Czemu to jest ważne? Jak już to wiesz to zastanów się, co się musi zdarzyć żeby to co planujesz stało się rzeczywistością. Wypisz wszystko. Uporządkuj sobie to w odpowiedniej kolejności. Tak powstanie plan. Do każdego elementu planu dorzuć pierwsze działanie. Np. Jak piszesz aplikację ale utknąłeś i potrzebujesz opinii kogoś doświadczonego to pierwszym działaniem może być – telefon do Adriana w poniedziałek pod numer ten i ten. Możesz to wpisać sobie w kalendarz. Wygląda to dobrze, ale łatwiej powiedzieć niż zrobić. Wiele osób tego nie robi, bo jest trudniejsze niż odpisanie na mail. Ale tylko wtedy Twoja praca ma sens. Poza tym dużo osób ma kłopot z tym żeby zacząć. Akurat określenie pierwszego kroku w tym pomaga, ale można sobie jeszcze bardziej ułatwić. Dobrą praktyką jest też wypracowanie rytuałów. Np. zawsze zanim siadam do włączonego komputera żeby pisać powieść – robię sobie herbatę. To jest Twój wstęp – niby nic jeszcze nie robisz, ale w sumie w Twojej głowie już się zaczęło. Rytuały pomagają, bo budują zaangażowanie, pomagają się skupić i zmniejszają stres. To na dobry początek. Wcześniej mówiłam o tym że żeby być produktywnym potrzebujemy dbać tak samo mocno o trzy rzeczy – o skupienie, energię i zarządzanie czasem.

Skupienie

Jak to jest ze skupieniem? Najprościej można powiedzieć, że w skupieniu chodzi zdolność kierowania swoją uwagą. Polega to na tym, że wybierasz sobie jedną rzecz i uznajesz ją za ważniejszą niż inne rzeczy żeby na jakiś czas usunąć z pola widzenia to co mniej ważne. Działa to trochę na zasadzie ostrości w aparacie – ostrość jest ustawiona na jedną rzecz a reszta w tle jest zamazana. Dużo osób ma kłopot ze skupieniem się przez dłuższy czas na jednej rzeczy. Tracimy tę zdolność, bo jej nie wykorzystujemy. Zajmujemy się błahymi rzeczami, które nie wymagają wielkiego skupienia albo przeskakujemy od jednej rzeczy do drugiej. Trzeba pracować nad tym żeby znów móc się skupić przez dłuższy czas. Sprawa tu jest prosta – żeby nauczyć się skupiać musisz więcej pracować w skupieniu i opierać się rozproszeniom. To jest ważne, bo praca w skupieniu pozwoli Ci przeżywać stan flow, daje to dużą satysfakcję, nadaje głębszy sens temu, co robisz. Bez skupienia to się nie udaje. Multitasking nie działa dobrze dla Twojej zdolności skupienia się na jednej rzeczy. Dlaczego? Istnieje coś takiego jak pojęcie residuum uwagi. Polega to na tym, że jak masz dużo projektów a prawie każdy ma to kiedy przerzucasz uwagę z jednego na drugi część Twojej uwagi zostaje przy pierwszym projekcie i nie możesz się kompletnie skupić na drugim. Robimy to ciągle i nic dziwnego, że potem nie możemy się skupić już na niczym po paru takich przejściach od jednego do drugiego. Cierpi na tym jakość naszej pracy. Co w ten sposób chcę powiedzieć? To, że warto zajmować się w skupieniu jedną rzeczą na raz z pełną uwagą. To przynosi najlepsze efekty. Ale nawet jak uda Ci się robić rzeczy po kolei i skupiać się na jednej bez rozproszeń przez dłuższy czas to kiedyś przychodzi przerwa. I co robisz? Dużo osób wykorzystuje ten czas na sprawdzanie maili, wejście na Facebooka albo Instagrama i tak sobie odpoczywają. Ale to nie jest żaden odpoczynek. Lepiej wyjść na spacer, popatrzeć przez okno, przejść się po pokoju. Dlatego, że za każdym razem kiedy przerzucasz uwagę z czegoś, co jest trudne na coś co jest płytkie, łatwe np. przerywasz pisanie biznesplanu i w przerwie patrzysz, co tam słychać na Facebooku – zmniejszasz zdolność Twojego mózgu do koncentracji. To z czasem powoduje, że trudniej Ci się skupić na jednej konkretnej rzeczy, którą wybrałeś i zignorować resztę. Trudniej się skupić głęboko na tym na czym chcesz się skupić.

W pracy w skupieniu na pewno pomoże Ci eliminowanie rozpraszaczy. Te wszystkie Facebooki, malutkie diody w telefonie, które sobie w tle migają, włączona skrzynka mailowa i sprawdzanie jej 50x dziennie sprawiają, że nawet jak chcesz się skupić na czymś ważnym to będzie Cię kusiło żeby zrobić coś innego. To jest silniejsze od nas dlatego nie ma co z tym walczyć i trzeba usunąć to wszystko z pola widzenia. Nie mamy nad tym za dużej kontroli też dlatego, że firmy i spece od tego jak działamy pracują na to żeby nam tę kontrolę odebrać i na tym zarobić. Już mówiłam o tym, że świat nie sprzyja skupieniu. Dlatego trzeba zadbać o to samemu. Zastanów się – co Cię teraz rozprasza najbardziej?  Telefon, Internet, maile, szef, który wchodzi do Twojego gabinetu ciągle? Zidentyfikuj co Cię rozprasza i wyeliminuj to w miarę możliwości. Jak możesz zamknij się w biurze na określony czas tak żeby nikt Ci nie przeszkadzał. Pamiętaj, że każde nawet najmniejsze zakłócenie Twojej uwagi – migająca dioda w telefonie, włączony Facebook, maile – to będzie zaburzało Twoją zdolność do koncentracji nad trudnymi zadaniami. Włącz w telefonie tryb samolotowy i połóż go ekranem w dół, najlepiej za swoimi plecami. Utrudniaj wszystko, co może Cię rozproszyć, ułatwiaj to co pozwala Ci się skupić, odłącz wi-fi, programy do pracy miej na pulpicie. Ustaw za każdym razem logowanie na Facebooka, Instagrama i na skrzynkę mailową. Nie zapamiętuj haseł w przeglądarce. Zamiast wyznaczać sobie godziny pracy i skupienia wyznacz konkretny czas na korzystanie z Internetu albo poczty. Czyli rób dokładnie odwrotnie niż większość ludzi. Planuj celowo i zapisuj swoje zadania, to sprzyja skupieniu, bo uwalnia część Twojej uwagi od pamiętania.  Poza tym skupienie można ćwiczyć. Można to robić przez proste obserwowanie oddechu i wracanie do niego zawsze kiedy Twój umysł będzie wędrował. Jest tyle sposobów na to żeby sobie poradzić z rozproszeniami, że jak zidentyfikujesz to co Cię rozprasza na pewno znajdziesz na to sposób. Czemu w ogóle praca w skupieniu jest taka ważna?

Koncentracja naprawdę może posunąć Twoje cele albo Twoją karierę o lata świetlne do przodu. Jak będziesz to umiał to nie będziesz miał konkurencji w świecie w którym nikt nie może się skupić.  Bez koncentracji raczej niczego wartościowego nie stworzysz ani niczego skomplikowanego się nie nauczysz. A to w dzisiejszym świecie jest równoznaczne z niższą pozycją zawodową, a w Twoim świecie mistrzostwa z zaniedbaniem swojego potencjału. Skupienie pozwala objąć na raz więcej elementów, zobaczyć więcej różnych perspektyw na spokojnie. Pozwala widzieć schematy, wyciągać wnioski, podejmować dobre decyzje. Jak zaniedbasz skupienie  to świat będzie robił z Tobą co chce a Twoje cele będą obrastały pajęczynami. Jak chcesz żeby Twoje umiejętności rosły i cele były zrealizowane musisz regularnie pracować w skupieniu. Efekty Cię zadziwią.

Energia

Druga ważna rzecz oprócz skupienia to energia. Mam na myśli energię umysłową  i fizyczną do tego żeby coś w ogóle robić. Energia psychiczna, którą zużywamy do tego żeby się za coś zabrać, coś zignorować i się kontrolować to po prostu siła woli. Zużywamy ją bez przerwy.  Wiadomo, że siła woli jest zawodna i wyczerpywalna. Wszystko co postanowimy, że zrobimy wymaga od nas siły woli, ale też blokowania i wytrzymywania tego, co nasz może odwieść od tego, co sobie postanowiliśmy. Czyli siła woli dostaje podwójne uderzenie. Można ćwiczyć siłę woli, ale zawsze będzie miała ograniczenia. Nie można na niej za bardzo polegać, bo nie jest stabilna, zależy na przykład od tego czy jesteśmy głodni czy nie, od tego ile spaliśmy, ile decyzji podjęliśmy już w ciągu dnia. Im gorzej się czujemy tym siła woli jest bardziej do niczego. Myślę, że żeby nie polegać za mocno na sile woli potrzebujemy dwóch rzeczy – rutyny dnia i urządzenia sobie odpowiednio otoczenia. Rutyna powoduje, że zmniejszamy ilość podejmowanych decyzji a dobrze urządzone otoczenie powinno wspierać to co mamy robić i utrudnić to czego mamy nie robić i powinno mieć jak najmniej rozpraszaczy, których ignorowanie też zżera naszą siłę woli. Jak położysz przed sobą tablet z włączonym filmem, który chcesz potem obejrzeć – nawet ekranem w dół, ale tak, że będziesz go widział – niepotrzebnie zużywasz siłę woli.

Poza tym wiemy już z filmu o śnie, że Twój poziom energii będzie się zmieniał w ciągu dnia zgodnie z Twoim rytmem dobowym. Dlatego dobrze jest dostosować plan dnia do tego rytmu. Chodzi o planowanie z wyprzedzeniem i ułożenie sobie zadań tak żeby łatwiej było je zrobić i zaoszczędzić energię. W ciągu dnia masz okresy kiedy masz dużo energii i będziesz się mógł łatwiej skupić i takie w których będziesz ledwo żywy a skupienie się na czymś będzie graniczyło z cudem. Dla mnie czasem największej produktywności są godziny od 8, 9 do 13. To jest czas w którym najwięcej robię i na pewno nie wstawię tam odpowiadania na maile. To jest mój prime time, czas na trudne, wymagające zadania, bo one w tym czasie będą najłatwiejsze. Potem energia spada, po południu znów rośnie mniej więcej od 16 i trwa to do około 19, ale to już nie jest takiej dobrej jakości czas jak ten rano, ale i tak jest całkiem nieźle. Dla każdego te godziny będą wyglądały trochę inaczej w zależności od chronotypu, ale dobrze jest planować wymagające skupienia zadania z uwzględnieniem tego jak to działa u Ciebie naturalnie. Poprzyglądaj się temu i jak już będziesz wiedział kiedy masz taki szczyt intelektualny rób w tym czasie to, co wymaga skupienia i co jest wymagające. Ja zwykle to, co normalnie zajmuje mi 5 godzin w tym czasie robię w 2 godziny. Opłaca się, naprawdę i to bardzo.

Dbanie o energię to też dbanie o ciało. Dbanie o sen, o dobre jedzenie, o ruch. To odbuduje Cię fizycznie. Świetnie też działa kontakt z naturą. Wyrwanie się z pracy, albo oderwanie się na trochę po czasie intensywnego skupienia i pójście do lasu czy parku powoduje, że potem łatwiej się skupić i można odzyskać część energii. Ja też wplatam pomiędzy pracę krótkie sesje medytacji. To też mnie odbudowuje.  

Czas

I ostatnia rzecz – czas, zarządzanie czasem. Dużo osób mówi o tym żeby zarządzać bardziej swoją energią niż swoim czasem i z grubsza się z tym zgadzam, ale poziom energii też zależy od pory dnia czyli godziny. Dlatego potrzebujemy obu – zarządzania energią i czasem. Problem w tym, że mamy tak pozapychane kalendarze od rana do nocy, że nawet nie chce się do nich zaglądać. Ale jest nadzieja, bo większość z tych poupychanych w ciągu dnia zadań jest bez sensu. Nie patrzymy na to co wpisujemy do kalendarza  pod kątem naszych celów i dążeń i tego czy opłaca nam się w coś zaangażować czas czy nie w kontekście naszych dążeń i celów. Nikt tego nie robi, zamiast tego dopisuje kolejną rzecz do kalendarza. Dlatego pierwszym krokiem do lepszego zarządzania czasem jest wyrzucenie ze swoich planów niepotrzebnych i nieważnych rzeczy. Zdziwisz się ile tego będzie. Wystarczy sobie przejrzeć kalendarz i zadawać sobie proste pytania: czy ta rzecz jest konieczna? Na ile to ma sens w kontekście moich celów życiowych i rezultatów na których mi zależy? Jak nie ma sensu albo utrudnia, to wyrzuć to. I nie mów, że nie masz czasu, bo teraz pewnie zużywasz go na rzeczy, które tylko marnują Twój czas, nie są warte Twojej uwagi – oglądanie telewizji, oglądanie przez 4 godziny filmików o kotach na Youtubie.

Poza tym planuj pracę w blokach czasowych. Jest na to bardzo popularna technika nazywa się Pomodoro. Polega na tym, że nastawiasz sobie minutnik kuchenny na 25 do 50 minut i w takim bloku pracujesz. Potem robisz sobie 5 minut przerwy, ale bez Facebooka i maili. Po czwartym bloku zrób sobie dłuższy odpoczynek. Bloki czasowe są świetne, bo nie masz poczucia, że będziesz musiał pracować w nieskończoność – wiesz, ze gdzieś to się kończy. Poza tym bloki czasowe wymuszają skupienie i odrzucenie rozpraszaczy, bo nie ma na to czasu. Krótki czas też przełamuje pierwszy opór, bo to jest tylko 25 minut a nie 5 godzin.

Żeby dobrze zarządzać swoim czasem potrzebujesz też nauczyć się mówić NIE i stawiać to, co dla Ciebie ważne na pierwszym miejscu. Największym wrogiem produktywności jest zgadzanie się na wszystko bez żadnych limitów i zasad. Myślę, że mówienie NIE to jest najprostsza metoda zarządzania swoim czasem. Potrzebujesz większej refleksji nad tym czemu mówisz tak i potrzebujesz nauczyć się odmawiać kiedy to co Ci ktoś proponuje nijak ma się do Twoich celów i tego co ma dla Ciebie prawdziwe znaczenie.

Do zarządzania czasem, ale w sumie też energią dodałabym jeszcze jedno – kończenie pracy o określonej godzinie. Jak masz tak, że wychodzisz z pracy i dalej myślisz o pracy to jest coś dla Ciebie. Jak się odciąć mentalnie żeby nie utknąć w pracy na całą dobę? Mówiłam już o rytuałach i powiem jeszcze raz. Był rytuał na początek a teraz będzie na koniec. Ale nie wystarczy sobie powiedzieć – na dzisiaj koniec żeby przestać myśleć o pracy. Żeby się rzeczywiście odciąć i odejść od biurka spokojnie potrzebujemy mieć pewność, że albo wszystkie rzeczy zostały zrobione albo mamy sensowny plan na to jak coś dokończyć albo to coś zostawiamy w punkcie z którego łatwo będzie kontynuować. Powinieneś sobie wypracować stałą procedurę do tego i robić wszystko po kolei za każdym razem tak samo. Na koniec możesz sobie dodać – na dzisiaj koniec albo możesz wymyślić coś co Ci lepiej brzmi na zakończenie.  Nie pracuj wieczorem to i tak będzie mało efektywny czas. Zakończ dzień i do tego nie wracaj. Wszystko po to żebyś wieczorem po pracy nie był dalej w pracy. To Ci pozwoli naładować baterie na następny dzień.

Skupienie w świecie rozproszeń

To wszystko razem i pewnie jeszcze dużo więcej , bo na temat produktywności można godzinami mówić, jest ważne żeby móc utrzymywać swoją produktywność na wysokim poziomie przez długi czas. Właśnie o to nam chodzi. Nie chodzi o jednorazowy zryw przez rok po którym skończysz jako wypalony wrak. Od Ciebie zależy jak wykorzystasz te wszystkie informacje i w świecie rozproszeń postawisz na skupienie.

MAGDA ADAMCZYK