Dzisiaj temat efektywności. Opowiem o tym czym właściwie jest efektywność, o jednym często pomijanym aspekcie efektywności, który jest kluczowy szczególnie kiedy chcesz realizować duże, ambitne cele, o tym czego rzeczywiście potrzebujesz żeby móc być efektywnym w czymkolwiek zechcesz  i o tym co może Ci to utrudniać i jak sobie z tym poradzić.

Efektywność i wysiłek

Efektywność, wydajność, skuteczność, produktywność – ciągle o tym słychać. Każdy chce być efektywny – Twoja firma chce być efektywna i Ty też chcesz być efektywny – w swojej pracy, w szkole w życiu prywatnym, w swoim treningu, w dbaniu o zdrowie, w realizowaniu ważnych dla Ciebie celów i tworzeniu dobrego życia dla siebie. Ale właściwie czemu takie ważne jest to żeby być efektywnym w tych rzeczach? Myślę, że efektywność jest ważna, bo wszystkie te rzeczy wymagają jakiegoś wysiłku, wymagają energii i czasu. A my mamy ograniczoną ilość energii i czasu dlatego takie ważne jest to żeby zainwestować odpowiednią ilość wysiłku we właściwe rzeczy żeby dostać to na czym nam zależy. Chcemy używać swojej energii, pieniędzy, czasu i inteligencji w najbardziej skuteczny sposób dostosowany do naszych celów – żeby zdobyć to czego pragniemy albo zrobić to co mamy zrobić. Czyli to wszystko jest ważne bo zależy Ci na dobrym rezultacie – chcesz dobrze napisać egzamin, dobrze i szybko zrealizować projekt w pracy, chcesz rozwinąć dobrze swój biznes poza pracą, ćwiczyć w taki sposób żeby poświęcać temu jak najmniej czasu i mieć jak najlepsze rezultaty w zależności od Twojego celu, chcesz mieć dobre relacje z ludźmi, satysfakcję ze swojej pracy, chcesz mieć dobre życie. Chcemy te rzeczy robić i budować efektywnie, ale co to tak naprawdę znaczy? Czym jest efektywność?

Czym jest efektywność

Efektywność to nic innego jak relacja pomiędzy Twoimi rezultatami i kosztami jakie musisz ponieść żeby osiągnąć te rezultaty i taki dobór rozwiązań żeby osiągnięcie tych rezultatów było możliwe przy jak najmniejszym wysiłku. Czyli efektywność to jest proces ciągłego balansowania pomiędzy kosztami i rezultatami i podejmowania decyzji o tym jakie działanie będzie najskuteczniejsze. Ten proces  umożliwia po prostu lepsze dopasowanie działania do tego jakie efekty chcesz mieć  i uczy Cię się jak osiągać cele nie wkładając w to za dużo siły i energii – to jest efektywność.

Problem polega na tym, że czasem mylimy efektywność z czymś innym. Mylimy ją z robieniem jak największej ilości różnych często przypadkowych rzeczy w jak najkrótszym możliwym czasie, ale to tak naprawdę niewiele ma wspólnego z prawdziwą efektywnością. Dlatego, że wtedy zamiast prawdziwej efektywności utrzymujemy sobie taką iluzję efektywności przez robienie kolejnych rzeczy w sumie nie do końca wiadomo po co i dlaczego, ale ważne jest to że coś robimy i robimy dużo. Używamy do tego różnych narzędzi, które mają nam pomóc w robieniu jeszcze większej ilości rzeczy – mamy jakieś aplikacje, kalendarze, planery, pozornie mamy wszystko, co trzeba żeby być efektywnymi. Ale w zalewie tych wszystkich rzeczy ginie nam prawdziwy sens używania tych narzędzi, bo przecież chodzi nam o jakiś konkretny rezultat a nie o wykreślanie kolejnych rzeczy z listy. W efektywności chodzi o właściwy dobór rzeczy na liście w kontekście rezultatu na jakim nam zależy a potem o robienie tych rzeczy, które mają do tego rezultatu prowadzić. I w oderwaniu od tego wszystkiego, robienie kolejnych rzeczy z listy nie jest efektywnością. W ogóle robienie wcale nie musi mieć nic wspólnego z efektywnością i często nie ma.

Dla mnie osobiście ważna jest jeszcze jedna rzecz związana z efektywnością, która jest często pomijana a z perspektywy Twoich długoterminowych celów, Twojego rozwoju czy realizowania wizji Twojego życia nie da się tego zignorować. Chodzi mi o możliwość długotrwałego utrzymania sensownego poziomu efektywności. Bo efektywność dla mnie nie polega na robieniu na maxa czegoś przez tydzień nawet jak osiągniesz jakiś rezultat, bo to niewiele znaczy szczególnie kiedy Twój cel ma być zrealizowany za 10 lat na przykład. W ten sposób to się nie uda. Potrzebujemy czegoś bardziej efektywnego, czegoś w rodzaju wzoru na efektywność, który będzie mógł działać długoterminowo, będzie uniwersalny czyli nada się do mniejszych większych celów i nie będzie polegał tylko na wykreślaniu z karki byle jakich zadań tylko po to żeby poczuć przez chwilę trochę satysfakcji, która w sumie bardziej przypomina ulgę, że mamy coś z głowy albo, że w ogóle coś zrobiliśmy. Takie podejście przypomina puste kalorie. Rzeczy, które nie mają znaczenia a znalazły się na liście to właśnie puste kalorie – zajmują Twój czas, dają Ci złudne poczucie podejmowania realnego działania – sytości, ale prowadzą donikąd z punktu widzenia wartości odżywczej dla Twojego życia i celów. Chociaż jasne, jasne że zawsze łatwiej wziąć coś prostego, mało znaczącego niż coś istotnego i bardziej wymagającego, ale naprawdę ważnego. Ale właśnie o to chodzi w efektywności o to żeby zamiast liczyć zadania sprawić żeby zadania liczyły się w odniesieniu do większej całości niezależnie od tego czy chodzi o projekt w pracy czy o całe Twoje życie. Myślę sobie, że jeżeli coś nie jest do utrzymania przez dłuższy czas w Twoim życiu  czy to jest dieta czy to jest efektywność to nie będzie efektywne i to właśnie tak samo dotyczy diety jak samej efektywności. Nie jesteś w stanie utrzymać tempa pracy do końca swojego życia czy przez 10 lat, które jesteś w stanie utrzymać przez tydzień. To się może udać na krótką metę, ale to i tak nie jest efektywność. Możliwa do utrzymania długoterminowa efektywność wymaga mądrego podejścia, uwzględnienia tego, że niektóre rzeczy zajmą więcej niż tydzień i w tym czasie dobrze będzie zadbać też o swoje zdrowie fizyczne i psychiczny stan zamiast zawsze przeciągać strunę i nazywać to efektywnym podejściem.

Dla mnie najprostszy wzór na długoterminową i mądrą efektywność to: wizja rezultatu czy to w życiu czy to w odniesieniu do jakiegoś celu, który jest dla mnie ważny, warty wysiłku i zachodu – rozbicie tego na małe kawałki dobrane tak żeby były znaczącymi dla mnie krokami wynikającymi z mojego celu – określenie konkretnych skutecznych nawyków i działań, które będzie trzeba podjąć żeby posuwać się do przodu –  wkomponowanie tych działań w codzienność w taki sposób żeby powstał dobry plan, który nie będzie kręcił się tylko wokół nakazów i przymusów –– i realizowanie tego krok po kroku pamiętając o tym po co w ogóle to robię. Takie podejście zamiast poprawiania sobie samopoczucia wykreślaniem z listy rzeczy typu – prysznic – chociaż prysznic też może mieć znaczenie dla efektywności. Jak wygląda ten uniwersalny, prosty schemat, wzór na efektywność w praktyce? Czyli czego potrzebujesz żeby być efektywnym?

Wzór na efektywność

Czegoś chcesz, na czymś Ci zależy albo potrzebujesz COŚ zrobić i chcesz to zrobić efektywnie, ale samo coś na pewno nie wystarczy.

Pierwszym elementem wzoru na efektywność  JASNO i KONKRETNIE określone i cele – konkretnie mam na myśli dwa poziomy celów. Pierwszy poziom to nadrzędny cel, coś dla Ciebie ważnego, coś dużego co chcesz, potrzebujesz albo musisz zrobić. Ważne jest to żeby to było dla Ciebie istotne i ważne żebyś miał JASNOŚĆ co do tego czego chcesz, i żebyś KONKRETNIE określił jaki ma być rezultat, określ precyzyjnie swój kierunek, to czego chcesz. JASNOŚĆ, KONKRET i ZNACZENIE celu dla Ciebie dają sporo paliwa do działania w stronę tych celów i pomagają w dobraniu optymalnych środków. Takim kierunkiem w skali życia może być właśnie Twoja wizja. W skali pracy jakiś duży cel, duży projekt. Takie cele są mniej albo bardziej długoterminowe i wieloetapowe. I na te etapy zwykle składają się mniejsze cele – miesięczne, tygodniowe, dzienne itd. I to jest kolejny poziom celów – kroki do celu nadrzędnego rozplanowane miesiąc po miesiącu, tydzień po tygodniu, dzień po dniu. Nad tymi celami zawsze powinien górować cel nadrzędny, one mają z niego wynikać i mają mieć sens w stosunku do niego. Żeby to wszystko miało szansę być efektywne każdy mały cel powinien być efektywny w tym sensie żeby maksymalnie zbliżał Cię do celu nadrzędnego. Te mniejsze cele można wyznaczyć używając SMARTA, bo dobrze się do tego nadaje, do wizji nie za bardzo się nadaje bo jest ograniczony. Czyli wizja czy duży cel w tym wzorze to duży, szczegółowy obraz a te małe cele są pojedynczymi pociągnięciami pędzla. Potrzebujesz wiedzieć co malujesz, żeby to namalować i kiedy wiesz jaki ma być rezultat zostaje tylko dobrze wybrać i namalować linie.  Wtedy namalowanie każdej linii będzie przynosiło satysfakcję, bo będzie miało sens. Będzie takim małym kawałkiem dużego tortu, który będziesz smakował codziennie i codziennie będziesz chciał więcej. Poza tym rozłożenie drogi do dużego celu na czynniki pierwsze samo w sobie działa motywująco, dzięki temu będzie Ci po prostu łatwiej zacząć i kontynuować. Czyli masz znaczący, ważny cel czy wizję i mniejsze dobrze wybrane i określone cele, które trzeba jakoś zorganizować.

Dlatego kolejnym elementem wzoru na efektywność jest plan. Plan potrafi być naprawdę użyteczny jak się go zrobi dobrze. Ty potrzebujesz wkomponować swoje działania w stronę kolejnych kroków do dużego celu w swój plan. I błędem jest to co myśli o planie i to co z nim robi wiele osób. Plan to nie jest sposób na zniewolenie Ciebie i Twojego czasu, plan też nie powinien składać się z samych obowiązków i przymusów. Jeżeli tak jest to stanie się powodem do tego żeby rzucić tymi wszystkimi celami i zająć się czymś łatwiejszym i przyjemnym i wcale się temu nie dziwię. Jeżeli Twój plan składa się tylko z rzeczy, które myślisz, że musisz zrobić to aż mi się odechciewa. Przy realizowaniu długoterminowych celów czy wizji tak samo jak w przypadku drobnych codziennych zadań to nie będzie działało za długo. Zwykle jest tak, że są dwie kategorie zadań – rzeczy, które muszę zrobić, bo to mój obowiązek i rzeczy które rzeczywiście chcę robić i rzadko to się pokrywa niestety. Sztuka nie rzucenia tym planem polega na włączeniu obu rzeczy w Twój plan – obowiązków i tego co rzeczywiście chcesz robić. Chodzi o plan dnia, który chcesz zrealizować i który chcesz powtarzać. Chodzi o zaplanowanie sobie dnia, który chcesz przeżyć, który będzie dla Ciebie interesujący, przyjemny i satysfakcjonujący a nie dnia, który będzie zakładał, że przez 14 godzin zajmiesz się tylko tym co musisz a przez 5 minut porobisz to co będziesz chciał. Też nie chodzi o to żeby zrobić to w drugą stronę czyli oglądać przez 14 godzin TV, bo tak chcę przeżyć mój dzień a potem 5 min poświęcic na obowiązki. Ważne jest znalezienie dla siebie mądrej równowagi np. 40% to będą moje obowiązki a reszta to co rzeczywiście chcę robić. Celem takiego planowania jest to żeby realizowanie planu było możliwe długoterminowo i nie było zestawem rozkazów, bo nie jesteś niewolnikiem a jak będziesz chciał z siebie zrobić niewolnika planu to szybko przestaniesz realizować ten plan. Rozsądne dobranie proporcji pomiędzy obowiązkami a tym co chcesz robić bo chcesz, powinno Cię zostawić na koniec dnia z takim poczuciem wykonania tego, co było Twoim obowiązkiem i z poczuciem, że mógłbyś taki dzień mieć codziennie, bo w sumie było przyjemnie dzięki temu co chciałeś robić. Czyli w ten sposób masz swój kawałek tortu, ale nie przepłaciłeś. To ma sens, bo gwarantuję Ci, że nie będziesz z siebie zadowolony kiedy przesiedzisz 14h przed telewizorem i nie będziesz zadowolony z dnia, który będzie się składał z kilkunastu godzin zmuszania się do czegoś.  Ważny jest balans pomiędzy odpowiedzialnością i nagrodą. Żeby go sobie określić ponegocjuj ze sobą – zapytaj się jak by wyglądał dobry dzień dla Ciebie, który balansowałby to co chcesz robić i to co powinieneś robić w ramach swoich obowiązków. Zmuszanie się nie jest dobrą strategią. Bo przecież chcesz żeby to działało przez długi czas dlatego musisz traktować się jak partnera a nie jak niewolnika, bo szybko się zbuntujesz przeciwko temu, co sam sobie narzucasz.

Kolejna część wzoru, która odnosi się do planu to działanie. Zanim się za cokolwiek zabierzesz zabierzesz ważne będzie przemyślenie tego, co potrzebujesz robić w praktyce, jakie działania wkomponujesz w swój plan tak żeby one zbliżały Cię maksymalnie do kolejnego kroku – do zrealizowania mniejszego celu na dziś. Może będziesz potrzebował jakichś nawyków albo zmiany nawyków. Może na początek jakieś mikro-działania, które dodadzą Ci trochę rozpędu. Tutaj inwencja jest po Twojej stronie.

Ten cały wzór i to wszystko wygląda prosto i pięknie na papierze, ale chyba wszyscy wiemy, że nie zawsze idzie tak gładko. Pojawiają się jakieś przeszkody, które wszystko utrudniają i będzie sobie trzeba z tymi przeszkodami po drodze jakoś poradzić.  Co to za przeszkody a przynajmniej jakie są typowe przeszkody na różnych etapach tego wzoru i jak sobie z tymi potencjalnymi przeszkodami poradzić?

Co może Ci przeszkodzić w byciu efektywnym i jak sobie z tym poradzić

Na pewno przeszkodzić może Ci brak jasności, co do celu i rezultatu i brak zadbania o to żeby wizja czy cel rzeczywiście były dla Ciebie ważne. Brak jasności przeszkadza w podejmowaniu decyzji o tym na czym się skupić a mało ważna wizja czy cel zabiera Ci motywację do realnego wysiłku. Łatwo się w tym wtedy pogubić i pomylić bycie efektywnym z byciem zajętym. A kiedy to pomieszasz nie doczekasz się żadnych sensownych rezultatów swojego wysiłku stwierdzisz, że to nie ma sensu. A miałoby sens gdybyś określił konkretnie to czego chcesz i gdyby to coś było dla Ciebie naprawdę ważne. Robienie byle czego na ślepo i nazywanie tego efektywnością jest nieporozumieniem, bo żeby być efektywnym musisz dobierać działania pod kątem Twojego jasno określonego celu i sprawdzać czy to co robisz działa czy nie. Bez tego przypominasz człowieka, który uparcie zadaje sobie pytanie – jak dużo potrzebuję benzyny żeby dojechać dokądkolwiek? Ciężko powiedzieć. Ale niektórzy wolą brak jasności. Wolą snuć mgliste wizje bez ładu i składu, bo i tak nie wierzą, że ich wizja się spełni i nie chcą się zawieść kiedy się nie spełni. W teorii jak nie wiesz czego chcesz to przynajmniej się nie rozczarujesz jak tego nie dostaniesz. Określanie tego czego się chce i planowanie tego jest ryzykowne. Bo prawda jest taka, że kiedy określasz i planujesz swoje cele czy wizję możesz planować swój sukces albo porażkę. Nie ma żadnych gwarancji nie wiadomo jak to się skończy. A jak nie ma wizji wydaje się, że jest bezpieczniej bo nie ma porażki, ale w praktyce są same porażki, bo nie ma szans na zwycięstwo. Klarowne określenie celu czy wizji daje Ci największą szansę na to żeby to się zrealizowało. Bez jasności i celu efektywność nie istnieje dlatego trzeba po prostu przyjąć fakt, że porażka jest częścią gry w którą grasz.

Kolejna przeszkoda na drodze do Twojej efektywności to…i to może być trochę zaskakujące…zbyt duże skupienie się na efektywności. Ale jak to możliwe przecież jak chcę czegoś to muszę myśleć o efektywnym sposobie na zdobycie tego. I masz rację to pewnie będzie potrzebne, ale jak skupisz się tylko na tym żeby dojść do celu jak najszybciej i jak najlepiej możesz nie zauważyć innych ważnych rzeczy. Możesz zgubić gdzieś sens tego wszystkiego a potrzebujemy obu perspektyw – szerokiej i wąskiej – celu nadrzędnego, który nadaje sens i drobnych celów, które zachęcają do działania. Myślę, że skupiając się na takiej codziennej efektywności najczęściej zapominamy właśnie o celu nadrzędnym czyli o tym po co my to wszystko robimy. Poza tym skupianie się tylko na efektywności jest strasznie stresujące a kiedy jesteś zestresowany, nie jesteś w stanie się skupić i tracisz jedno z najbardziej niezwykłych narzędzi do kreowania nadzwyczajnych rezultatów – tracisz stan flow. Sposobem na to jest zwolnienie, zastanowienie się przez chwilę, kontakt z sensem tego wszystkiego – po co ja to robię?

Czasem przeszkodą w byciu efektywnym jest podejście do planu. I tu myślę, że problem jest w tym, że układamy sobie strasznie sztywno te plany i one są sztywne dlatego ani nie chcemy ich realizować ani ich nie realizujemy. Planujemy coś a potem tego nie robimy, trochę to bez sensu bo przecież niby sami wybraliśmy to co znalazło się na liście, ale my tak tego nie widzimy kiedy układamy plan. Patrzymy na plan jak na przymus zamiast zmienić sobie podejście do planu przez uświadomienie sobie, że to jest Twoja decyzja co w planie się znajdzie. Połączenie planowania obowiązków z rzeczami, które chcesz zrobić na to pozwala, daje wybór. Dobrze ułożony plan będziesz chciał realizować, bo on da Ci posmakować radości z zrobienia czegoś ważnego dla siebie, zrealizowania małego celu który ma głęboki sens przez swój związek z celem nadrzędnym i będziesz z siebie zadowolony, bo zajmiesz się też obowiązkami. Taki plan daje największą gwarancję na to, że będziesz chciał go realizować przez dłuższy czas i da największą szansę na bycie efektywnym przez długi czas. Plan jest sposobem na to żeby mądrze skalibrować Twój wysiłek i rezultaty, chodzi o nałożenie na siebie optymalnej odpowiedzialności i o danie sobie możliwości odnowy, regeneracji i zachęty. Każdy inny sposób na planowanie – jakaś ostra dyscyplina, przymus to zagrozi Twoim rezultatom, bo po prostu nie będziesz tego  robił, nikt nie lubi jak się mu mówi co ma robić nawet kiedy  tym kimś kto mówi i słucha jesteś Ty sam.

Kolejna potencjalna przeszkoda to jest motywacja. Tutaj akurat motywacja pochodzi głównie ze związania tego, co robisz na co dzień z dużym, ważnym nadrzędnym celem do którego to co robisz na co dzień się odnosi. To połączenie jest bardzo dobre też z punktu widzenia neurobiologii. Dlaczego? Dlatego, że kiedy realizujesz drobny cel związany z dużym, istotnym dla Ciebie większym celem zaczyna działać Twój układ nagrody, Twój mózg nagradza Cię  wydzielaniem dopaminy, która sprawia, że czujesz się świetnie i to uczucie będziesz chciał poczuć znowu. Nawiasem mówiąc ten sam mechanizm działa przy uzależnieniach, ale Ty dzięki temu zrealizujesz kolejny istotny dla Ciebie krok i znowu pojawi się dopamina i zrobisz kolejny krok i znów dopamina itd. W ten sposób nabierasz rozpędu, ale to dopiero jak już zaczniesz i połączysz sobie te wszystkie rzeczy o których mówiłam wcześniej w całość.

Ale dużo osób ma kłopot z tym żeby zmotywować się do tego żeby w ogóle zacząć. Prosta metoda, oprócz tego żeby codzienne kroki były małe a duży cel ambitny i połączenie sobie tego w głowie, to jest zwiększenie swojego poczucia kontroli nad tym, co robisz przez wybieranie tego, co robisz – właśnie dlatego to jest takie ważne w układaniu planu. Poczucie kontroli powoduje, że chętniej robisz to co sam zdecydowałeś, że zrobisz. Decydowanie o drobnych rzeczach zwiększa motywację do działania nawet kiedy te decyzje są tylko pozorne to znaczy nawet kiedy zdecydujesz o zrobieniu czegoś co i tak musisz zrobić albo na co do końca nie masz ochoty. To automatycznie daje więcej energii, bo lubimy mieć wpływ i lubimy decydować o sobie i warto to wykorzystać nawet przy obowiązkach.

Kolejna rzecz z jaką dużo osób się zmaga kiedy już siada do jakiegoś zadania jest skupienie a wysoki poziom efektywności bardzo mocno zależy od umiejętności skupienia się. Wiele rzeczy walczy o Twoją uwagę, telefony, komputery, nawet Twój podświadomy umysł podsuwa Ci jakieś ciekawsze rzeczy na które miałbyś akurat teraz ochotę nawet kiedy świadomie zdecydowałeś, że robisz to co masz zrobić. Dość prostym sposobem na to żeby pomóc sobie z koncentracją jest wizualizacja,  wyobrażenie sobie tego jak robisz daną czynność zanim się za nią zabierzesz. Mówiłam o tym w filmie o koncentracji i kierowaniu uwagą chyba. To powinno Ci pomóc skoncentrować swoją uwagę.

Jak widać efektywność to nie jest wcale taka prosta sprawa, ale ułożenie tego według prostego wzoru powinno sprawę ułatwić. Chociaż wzory nie działają dla każdego, bo nie jesteśmy tylko maszynami. Potrzebujemy czegoś więcej i tym czymś są WAŻNE dla nas cele i wizja. To się wymyka maszynie – ta motywacja z wielkości celu ta chęć zdobycia czegoś. Ten film ma trochę z obu rzeczy czerpie z naszego funkcjonowania w ramach jakichś schematów i prostych rozwiązań, które działają i tego, co nie mieści się w żadnym schemacie czyli naszych indywidualnych pragnień po to żeby wyciągnąć z tego dla siebie jak najwięcej. Właśnie tak wygląda moje podejście do efektywności.

MAGDA ADAMCZYK